CANAL DE DENUNCIAS VAZQUEZ Y SOLER ASOCIADOS S.L.
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y GESTIÓN DE DENUNCIAS
1. INTRODUCCIÓN
Generalmente, los empleados y directivos son los primeros en percatarse de una irregularidad dentro de la entidad para la que trabajan. Sin embargo, pueden decidir no expresar sus preocupaciones creyendo que hacerlo constituiría una falta de lealtad tanto para sus compañeros como para la empresa. También es probable que teman ser objeto de represalias. En estas circunstancias, tal vez crean que resultaría más fácil ignorar la conducta que consideran irregular que informar algo que tal vez sea sólo una sospecha de una acción ilícita.
Con el Canal de Denuncias se pretende explicar a todas las personas relacionadas con la entidad que pueden y deben informar sobre actividades ilícitas sin temor a ser perseguidas, discriminadas o a sufrir algún otro tipo de represalia.
Este Canal reafirma el compromiso adquirido por nuestra empresa de que toda actividad ilícita por parte de la misma y de cualquiera de las personas relacionadas con la empresa será atendida de manera confidencial y será rigurosamente investigada, adoptándose las medidas que de conformidad con la normativa interna y externa sean procedentes.
El procedimiento implica a su vez un compromiso por parte de todas las personas relacionadas con Vázquez & Soler asociados S.L. a actuar de forma responsable, con el fin de mantener la buena reputación de la sociedad y a proceder de forma honesta ante una posible infracción que pueda perjudicar a la misma.
2. OBJETIVO
El objetivo del canal de denuncias es concienciar a todas las personas relacionadas con la Vázquez & Soler asociados S.L. para que, ante la certeza o sospecha fundada de que se esté cometiendo una conducta ilícita en el seno de la empresa, relacionada con el catálogo de actuaciones con relevancia penal que en el presente documento se enumeran, trasladen de forma confidencial dicha comunicación, al objeto de que sea investigada.
Su finalidad es garantizar que, de presentarse una actuación que pueda suponer un riesgo penal pueda ser tratada de forma profesional y confidencial, adoptando las medidas oportunas para proteger los intereses de la Fundación, del denunciante y asegurar el cumplimiento efectivo de la legalidad.
3. ¿EN QUÉ CONSISTE EL CANAL DE DENUNCIAS?
Las personas que trabajan en una entidad y su dirección son las primeras en percatarse de las irregularidades. La opción de “mirar para otro lado” frente a tales actuaciones conlleva el desconocimiento del problema y la imposibilidad de actuar antes de que se produzca un daño irreparable con consecuencias para la entidad y quienes hayan realizado o colaborado en su comisión.
El Canal de Denuncias constituye una plataforma para comunicar las posibles actividades ilegales y/o ilícitas.
4. ACTIVIDADES ILÍCITAS
Actividad ilícita es todo comportamiento ilícito y/o ilegal que se encuadre en alguno de los tipos que establece la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal y que conllevan la responsabilidad penal de la empresa dentro de la cual y para su beneficio se ha llevado a cabo. Concretamente su artículo 31 bis dice así:
“1. En los supuestos previstos en este Código, las personas jurídicas serán penalmente responsables:
a) De los delitos cometidos en nombre o por cuenta de las mismas, y en su beneficio directo o indirecto, por sus representantes legales o por aquellos que actuando individualmente o como integrantes de un órgano de la persona jurídica, están autorizados para tomar decisiones en nombre de la persona jurídica u ostentan facultades de organización y control dentro de la misma.
b) De los delitos cometidos, en el ejercicio de actividades sociales y por cuenta y en beneficio directo o indirecto de las mismas, por quienes, estando sometidos a la autoridad de las personas físicas mencionadas en el párrafo anterior, han podido realizar los hechos por haberse incumplido gravemente por aquéllos los deberes de supervisión, vigilancia y control de su actividad atendidas las concretas circunstancias del caso.
2. Si el delito fuere cometido por las personas indicadas en la letra a) del apartado anterior, la persona jurídica quedará exenta de responsabilidad si se cumplen las siguientes condiciones:
1.ª el órgano de administración ha adoptado y ejecutado con eficacia, antes de la comisión del delito, modelos de organización y gestión que incluyen las medidas de vigilancia y control idóneas para prevenir delitos de la misma naturaleza o para reducir de forma significativa el riesgo de su comisión;
2.ª la supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención implantado ha sido confiada a un órgano de la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y de control o que tenga encomendada legalmente la función de supervisar la eficacia de los controles internos de la persona jurídica;
3.ª los autores individuales han cometido el delito eludiendo fraudulentamente los modelos de organización y de prevención y
4.ª no se ha producido una omisión o un ejercicio insuficiente de sus funciones de supervisión, vigilancia y control por parte del órgano al que se refiere la condición 2.ª
En los casos en los que las anteriores circunstancias solamente puedan ser objeto de acreditación parcial, esta circunstancia será valorada a los efectos de atenuación de la pena.
3. En las personas jurídicas de pequeñas dimensiones, las funciones de supervisión a que se refiere la condición 2.ª del apartado 2 podrán ser asumidas directamente por el órgano de administración. A estos efectos, son personas jurídicas de pequeñas dimensiones aquéllas que, según la legislación aplicable, estén autorizadas a presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.
4. Si el delito fuera cometido por las personas indicadas en la letra b) del apartado 1, la persona jurídica quedará exenta de responsabilidad si, antes de la comisión del delito, ha adoptado y ejecutado eficazmente un modelo de organización y gestión que resulte adecuado para prevenir delitos de la naturaleza del que fue cometido o para reducir de forma significativa el riesgo de su comisión.
En este caso resultará igualmente aplicable la atenuación prevista en el párrafo segundo del apartado 2 de este artículo.
5. Los modelos de organización y gestión a que se refieren la condición 1.ª del apartado 2 y el apartado anterior deberán cumplir los siguientes requisitos:
1.º Identificarán las actividades en cuyo ámbito puedan ser cometidos los delitos que deben ser prevenidos.
2.º Establecerán los protocolos o procedimientos que concreten el proceso de formación de la voluntad de la persona jurídica, de adopción de decisiones y de ejecución de las mismas con relación a aquéllos.
3.º Dispondrán de modelos de gestión de los recursos financieros adecuados para impedir la comisión de los delitos que deben ser prevenidos.
4.º Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.
5.º Establecerán un sistema disciplinario que sancione adecuadamente el incumplimiento de las medidas que establezca el modelo.
6.º Realizarán una verificación periódica del modelo y de su eventual modificación cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes de sus disposiciones, o cuando se produzcan cambios en la organización, en la estructura de control o en la actividad desarrollada que los hagan necesarios.”
Nuestro actual Código Penal contempla un catálogo de delitos en los que la empresa puede ser imputada junto con aquellos que hayan intervenido, si bien solo parte de ellos tienen alguna probabilidad de llegar a cometerse, ya que el resto, bien por la propia actividad de la empresa o porque corresponden a delitos habitualmente cometidos por tramas de delincuencia organizada, no se han considerado probables.
Entre los tipos de delitos de más probable comisión dentro del ámbito de actuación de Vázquez & Soler asociados S.L. se encuentran los siguientes:
1) Descubrimiento y revelación de secretos
Apoderarse de papeles, cartas, mensajes de correo electrónico o cualquier otro documento o efecto personal con el fin de vulnerar la intimidad o descubrir los secretos de un tercero sin su consentimiento. Interceptar sus telecomunicaciones utilizando artificios técnicos de escucha, transmisión, grabación o reproducción del sonido o de la imagen, o de cualquier otra señal de comunicación.
Apoderarse, utilizar o modificar, sin autorización, datos reservados de carácter personal o familiar de otro que se hallen registrados en ficheros o soportes informáticos, electrónicos o telemáticos, o en cualquier otro tipo de archivo o registro público o privado.
Revelar o ceder a terceros los datos o hechos descubiertos o las imágenes captadas a que se refieren los apartados anteriores. Realizar la conducta descrita en este párrafo con conocimiento de su origen ilícito y sin haber tomado parte en su descubrimiento.
El que, por cualquier medio o procedimiento, vulnerando las medidas de seguridad establecidas para impedirlo, y sin estar debidamente autorizado, acceda o facilite a otro el acceso al conjunto o una parte de un sistema de información o se mantenga en él en contra de la voluntad de quien tenga el legítimo derecho a excluirlo.
Adquirir para su uso, importar o, facilitar a terceros con la intención de facilitar la comisión de alguno de los delitos referidos anteriormente a un programa informático o una contraseña de ordenador, código de acceso o similar, que permita acceder al sistema de información.
2) Estafas y fraudes:
Utilizar el engaño con ánimo de lucro para inducir a alguien a realizar un acto de disposición, pudiendo utilizar a tal efecto medios informáticos, tarjetas de crédito, cheques de viaje o los datos contenidos en estos.
Disposición fraudulenta sobre bienes muebles e inmuebles, ocultación de cargas u otorgamiento de un contrato simulado.
Otorgamiento de un contrato simulado.
3) Frustración de la ejecución e insolvencias punibles
Alzarse con sus bienes en perjuicio de sus acreedores.
Realizar cualquier acto de disposición patrimonial o generador de obligaciones que dilate, dificulte o impida la eficacia de un embargo o de un procedimiento ejecutivo o de apremio, judicial, extrajudicial o administrativo, iniciado o de previsible iniciación.
Presentar a la autoridad o funcionario encargados de la ejecución una relación de bienes o patrimonio incompleta o mendaz, en un procedimiento de ejecución judicial o administrativo, y con ello dilatar, dificultar o impedir la satisfacción del acreedor.
Se incluyen expresamente los actos realizados dentro del proceso concursal para favorecer a determinados acreedores o que causen o agraven la situación crisis económica o de insolvencia.
Hacer uso de bienes embargados por autoridad pública que hubieran sido constituidos en depósito sin estar autorizados para ello.
Insolvencias punibles: Encontrándose en una situación de insolvencia actual o inminente, realizar alguna de las siguientes conductas:
• Ocultar, causar daños o destruir los bienes o elementos patrimoniales que estén incluidos, o que habrían estado incluidos, en la masa del concurso en el momento de su apertura.
• Realizar actos de disposición mediante la entrega o transferencia de dinero u otros activos patrimoniales, o mediante la asunción de deudas, que no guarden proporción con la situación patrimonial del deudor, ni con sus ingresos, y que carezcan de justificación económica o empresarial.
• Realizar operaciones de venta o prestaciones de servicio por precio inferior a su coste de adquisición o producción, y que en las circunstancias del caso carezcan de justificación económica.
• Simular créditos de terceros o proceder al reconocimiento de créditos ficticios.
• Participar en negocios especulativos, cuando ello carezca de justificación económica y resulte, en las circunstancias del caso y a la vista de la actividad económica desarrollada, contrario al deber de diligencia en la gestión de asuntos económicos.
• Incumplir el deber legal de llevar contabilidad, llevar doble contabilidad, o cometer en su llevanza irregularidades que sean relevantes para la comprensión de su situación patrimonial o financiera. También será punible la destrucción o alteración de los libros contables, cuando de este modo se dificulte o impida de forma relevante la comprensión de su situación patrimonial o financiera.
• Ocultar, destruir o alterar la documentación que el empresario está obligado a conservar antes del transcurso del plazo al que se extiende este deber legal, cuando de este modo se dificulte o imposibilite el examen o valoración de la situación económica real del deudor.
• Formular las cuentas anuales o los libros contables de un modo contrario a la normativa reguladora de la contabilidad mercantil, de forma que se dificulte o imposibilite el examen o valoración de la situación económica real del deudor, o incumplir el deber de formular el balance o el inventario dentro de plazo.
• Realizar cualquier otra conducta activa u omisiva que constituya una infracción grave del deber de diligencia en la gestión de asuntos económicos y a la que sea imputable una disminución del patrimonio del deudor o por medio de la cual se oculte la situación económica real del deudor o su actividad empresarial.
• Causar la situación de insolvencia mediante alguna de las conductas a que se refiere el apartado anterior.
• Favorecer a alguno de los acreedores realizando un acto de disposición o generando una obligación, destinado a pagar un crédito no exigible o facilitar una garantía a la que no tenía derecho.
4) Daños informáticos
Grabar, borrar, dañar, deteriorar, alterar, suprimir, o hacer inaccesibles datos, programas informáticos o documentos electrónicos ajenos sin autorización y cuando el resultado producido fuera grave.
Obstaculizar o interrumpir el funcionamiento de un sistema informático ajeno, introduciendo, transmitiendo, dañando, borrando, deteriorando, alterando, suprimiendo o haciendo inaccesibles datos informáticos, sin autorización y cuando el resultado producido fuera grave.
Facilitar la comisión de los delitos anteriores mediante programas informáticos, contraseñas o códigos que permitan acceder a un sistema de información.
Propiedad intelectual, industrial, mercado y consumidores
Con ánimo de obtener un beneficio económico directo o indirecto y en perjuicio de tercero, reproducir, plagiar, distribuir o comunicar públicamente, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica, o su transformación, interpretación o ejecución artística fijada en cualquier tipo de soporte o comunicada a través de cualquier medio, sin la autorización de los titulares de los correspondientes derechos de propiedad intelectual o de sus cesionarios.
Con fines industriales o comerciales, sin consentimiento del titular de una patente o modelo de utilidad y con conocimiento de su registro, fabricar, importar, poseer, utilizar, ofrecer o introducir en el comercio objetos amparados por tales derechos.
Utilizar u ofrecer la utilización de un procedimiento objeto de una patente, o poseer, ofrecer, introducir en el comercio, o utilizar el producto directamente obtenido por el procedimiento patentado.
Descubrir un secreto de empresa apoderándose de datos, documentos y soportes informáticos, así como la difusión o revelación de un secreto de empresa.
6) Corrupción en los negocios
Prometer, ofrecer o conceder a directivos, administradores, empleados o colaboradores de una empresa mercantil o de una sociedad, por sí o por persona interpuesta, un beneficio o ventaja no justificados, de cualquier naturaleza, para ellos o para terceros, como contraprestación para que le favorezca indebidamente a él o a un tercero frente a otros en la adquisición o venta de mercancías, contratación de servicios o en las relaciones comerciales.
Recibir, solicitar o aceptar un beneficio o ventaja no justificados de cualquier naturaleza, para sí o para un tercero, como contraprestación para favorecer indebidamente a otro en la adquisición o venta de mercancías, o en la contratación de servicios o en las relaciones comerciales.
Delitos contra el medio ambiente
Contravenir las leyes u otras disposiciones de carácter general protectoras del medio ambiente, provocando o realizando directa o indirectamente emisiones, vertidos, radiaciones, extracciones o excavaciones, aterramientos, ruidos, vibraciones, inyecciones o depósitos, en la atmósfera, el suelo, el subsuelo o las aguas terrestres, subterráneas o marítimas, incluido el alta mar, con incidencia incluso en los espacios transfronterizos, así como las captaciones de aguas que, por sí mismos o conjuntamente con otros, cause o pueda causar daños sustanciales a la calidad del aire, del suelo o de las aguas, o a animales o plantas.
Contravenir las leyes u otras disposiciones de carácter general, recoger, transportar, valorizar, transformar, eliminar o aprovechar residuos, o no controlar o vigilar adecuadamente tales actividades, de modo que causen o puedan causar daños sustanciales a la calidad del aire, del suelo o de las aguas, o a animales o plantas, muerte o lesiones graves a personas, o puedan perjudicar gravemente el equilibrio de los sistemas naturales.
Contravenir las leyes u otras disposiciones de carácter general, llevando a cabo la explotación de instalaciones en las que se realice una actividad peligrosa o en las que se almacenen o utilicen sustancias o preparados peligrosos de modo que causen o puedan causar daños sustanciales a la calidad del aire, del suelo o de las aguas, a animales o plantas, muerte o lesiones graves a las personas, o puedan perjudicar gravemente el equilibrio de los sistemas naturales.
8) Cohecho
Ofrecer o entregar dádiva o retribución de cualquier clase a una autoridad o funcionario público para que realice un acto contrario a los deberes propios de su cargo o un acto propio de su cargo, para que no realice o retrase el que debiera practicar, o en consideración a su cargo y función. Igualmente, si la entrega se produce a solicitud de la autoridad o funcionario incluyendo en ambos casos a los funcionarios de la UE o de otro Estado miembro. Se contempla especialmente que la actuación pretendida tuviese relación con un procedimiento de contratación, subvención, o subasta convocado por la Administración o entes públicos.
9) Tráfico de influencias
Funcionario o autoridad que Influya en otro funcionario público o autoridad abusando de su relación personal o jerárquica con este u otro para conseguir una resolución que le pueda generar directa o indirectamente un beneficio económico para sí o para un tercero.
El particular que influya en un funcionario público o autoridad abusando de su relación personal con este u otro para conseguir una resolución que le pueda generar directa o indirectamente un beneficio económico para sí o para un tercero.
Solicitar de terceros dadivas, presentes o cualquier otra remuneración, o aceptar ofrecimiento o promesa, para realizar las conductas descritas en los apartados anteriores.
10) Conflicto laboral
Moobing/Harrasment: El acoso moral en el trabajo , también conocido como «mobbing», es toda conducta, práctica o comportamiento que, de forma sistemática y recurrente en el tiempo, suponga en el seno de la relación laboral un menoscabo o atentado contra la dignidad del trabajador, intentando someterle emocional y psicológicamente y persiguiendo anular su capacidad, promoción profesional o permanencia en el puesto de trabajo, creando un ambiente hostil y afectando negativamente al entorno laboral. Quedarán excluidos del concepto de acoso laboral aquellos conflictos interpersonales pasajeros y localizados en un momento concreto, que se pueden dar en el marco de las relaciones humanas y que afectan a la organización del trabajo y a su desarrollo pero que no tienen por finalidad destruir personal o profesionalmente a las partes implicadas en el conflicto.
Acoso Sexual / Sexual Harrasment: Cualquier conducta de naturaleza sexual no deseada y que pueda ser percibida u ocasione ofensa o humillación a una persona. Cuando tal conducta interfiere con el trabajo, o crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo. Si bien por lo general implica un patrón de comportamiento, también puede tomar la forma de un solo incidente. Hay que diferenciar el “acoso sexual” del “acoso por razón de sexo” dado que éste último constituye un tipo de acoso discriminatorio sobre Igualdad Efectiva entre Mujeres y Hombres como “cualquier comportamiento realizado en función del sexo de una persona o de su identidad de género, con el propósito o el efecto de atentar contra su dignidad y de crear un entorno intimidatorio, degradante u ofensivo”.
Discriminación: Cualquier trato injusto o diferenciación arbitraria basada en la raza de la persona, sexo, religión, nacionalidad, origen étnico, orientación sexual, discapacidad, edad, idioma, origen social o cualquier otra condición social. La discriminación puede ser un hecho aislado que afecta a una persona o un grupo de personas en una situación similar.
Conducta inadecuada y otros conflictos en el entorno laboral: Conductas puntuales o recurrentes de abuso de poder tanto de dirección de los mandos o responsables de la empresa hacia sus subordinados, como maltrato hacia un empleado que se produce entre personas que no mantienen entre sí una relación de mando o jerarquía, o que, si la tuvieran, ésta no sería relevante.
Condiciones laborales: Errores en el proceso de retribución a empleados (pago de salarios, horas extra, bonus, etc.) que no estén asociados a temas de fraude. Asimismo, también se incluyen aquellas situaciones que supongan un riesgo laboral para el trabajador (insalubridad, peligro de incendio...)
11) Fraude contable:
Irregularidades contables, relativas al control interno sobre la información financiera o sobre cuestiones de auditoría.
12) Delito societario en la modalidad de impedir la actuación inspectora.
Negar o impidir la actuación de las personas, órganos o entidades inspectoras o supervisoras
13) Blanqueo de capitales
Adquirir, poseer, utilizar, conviertir, o transmitir bienes, sabiendo que éstos tienen su origen en una actividad delictiva, cometida por él o por cualquiera tercera persona, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, o para ayudar a la persona que haya participado en la infracción o infracciones a eludir las consecuencias legales de sus actos.
14) Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social (arts. 305 a 308)
Defraudar, por acción u omisión, a la Hacienda Pública estatal, autonómica, foral o local, eludiendo el pago de tributos, cantidades retenidas o que se hubieran debido retener o ingresos a cuenta, obteniendo indebidamente devoluciones o disfrutando beneficios fiscales de la misma forma.
Utilizar personas físicas o jurídicas o entes sin personalidad jurídica interpuestos, negocios o instrumentos fiduciarios o paraísos fiscales o territorios de nula tributación que oculten o dificulten la determinación de la identidad del obligado tributario o del responsable del delito, la determinación de la cuantía defraudada o del patrimonio del obligado tributario o del responsable del delito
Defraudar, por acción u omisión a los presupuestos generales de la Unión Europea u otros administrados por esta.
Defraudar a la Seguridad Social eludiendo el pago de las cuotas de ésta y conceptos de recaudación conjunta, obteniendo indebidamente devoluciones de las mismas o disfrutando de deducciones por cualquier concepto asimismo de forma indebida.
Obtener subvenciones o ayudas de las Administraciones Públicas, incluida la Unión Europea, falseando las condiciones requeridas para su concesión u ocultando las que la hubiesen impedido.
Por otro lado, se consideran los delitos enumerados a continuación como descartados por su baja o nula probabilidad de comisión dentro del ámbito de actuación de Vázquez & Soler asociados S.L.:
Tráfico ilegal de órganos (art. 156 bis).
Trata de seres humanos (art. 177 bis).
Prostitución, explotación sexual y corrupción de menores (arts. 187 a 189)
Financiación ilegal de partidos políticos (art. 304 bis).
Delitos contra los derechos de ciudadanos extranjeros (art. 318 bis).
Delitos contra la ordenación del territorio y urbanismo (art. 319).
Delitos relativos a la energía nuclear y radiaciones iónicas (art. 343).
Delitos de riesgos provocados por explosivos (art. 348).
Delitos contra la salud pública y tráfico de drogas (art. 359 a378)
Delitos de falsificación de la moneda y medios de pago (arts. 386 y 399 bis).
Delitos contra los derechos fundamentales y libertades públicas (art. 510).
Financiación del terrorismo (art. 576).
Alteración de precios en concursos y subastas públicas (art. 262).
Delito de contrabando (art. 2 de la Ley Orgánica 12/1995, de 12 de diciembre, de represión del contrabando).
5. AMBITO DE APLICACIÓN
Este procedimiento es aplicable a todo el personal y actividades que se desarrollan en el entorno de Vázquez & Soler asociados S.L..
Toda persona empleada por la Vázquez & Soler asociados S.L.tiene el deber de comunicar, a través de los mecanismos habilitados al efecto mediante el actual Canal, cualquier conducta, hecho o información que considere pueda constituir una infracción penal o implique la materialización de un riesgo de tal naturaleza.
Asimismo, este canal podrá ser utilizado por los usuarios de Vázquez & Soler asociados S.L.para comunicar cualquier conducta que consideren puede ser constitutiva de delito.
Se entiende por Usuario a los efectos del presente documento toda persona física o jurídica que pueda utilizar las instalaciones o servicios de Vázquez & Soler asociados S.L., cualquier proveedor o cliente, y cualquier otra persona que tenga relación directa o indirecta con la empresa.
El Órgano de Control asegurará que todas las denuncias, consultas o quejas recibidas se analicen de forma independiente y confidencial. Asimismo, garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona que la plantea y del denunciado o denunciados, informando tan sólo a las personas estrictamente necesarias en el proceso. Se permite en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos la presentación de denunciar con carácter anónimo en los términos descritos en el presente documento.
6. ÓRGANO DE CONTROL
El Órgano de Control es aquél al que se podrá comunicar cualquier posible incumplimiento contemplado, tanto si les afectan personalmente como si afectan a terceros, así como formular consultas o quejas sobre hechos o situaciones que pudieran ser constitutivos de incumplimiento.
Está formado por los siguientes miembros:
• Responsable Gerencia
El Órgano de Control podrá contar con asesores consultivos o que puedan colaborar en determinadas ocasiones.
7. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES
1) Identificación de una irregularidad
La persona que conozca la existencia de una situación o conducta irregular, incumplimiento o vulneración deberá reportarla inmediatamente.
El Canal de Denuncias constituye el principal medio a través del cual se efectuarán las comunicaciones, aunque también se podrá también enviarlas a cualquier Responsable de Departamento de Vázquez & Soler asociados S.L. o a la Dirección, que la trasladarán al Órgano de Control.
2) Comunicación y recepción de la comunicación
La persona que tuviese conocimiento de una irregularidad podrá comunicarlo a través de las siguientes vías:
• Por correo electrónico a la dirección canaldenuncias@vazquezysoler.es, que será recibido por el órgano de control
• Mediante carta o escrito dirigido al Órgano de Control
En cualquier caso, la comunicación debe ser lo más descriptiva y detallada posible, facilitando de esta forma al Órgano de Control la identificación de la conducta potencialmente irregular y de la/las persona/s o departamento/s implicados.
3) Requisitos mínimos de la denuncia
Descripción detallada del hecho o situación sospechosa, indicando:
• En qué consiste la conducta o situación potencial o actualmente irregular.
• Posibles personas implicadas.
• Fechas aproximadas de ocurrencia.
• Medios en que se ha realizado la posible conducta ilícita.
• Área de actividad afectada.
• Posible impacto en Vázquez & Soler asociados S.L. (económico u otro)
• Si es posible, se aportarán documentos o evidencias de los hechos.
El denunciante podrá presentar su denuncia de forma anónima, estando obligado el órgano de control a iniciar el expediente correspondiente.
En el caso de que el denunciante se identificará, la denuncia deberá ser tratada con la especial confidencialidad que se viene indicando, y sobre la que, en todo caso, habrá que cumplir con la legislación aplicable en materia de Protección de Datos de Carácter Personal.
4) Clasificación de la comunicación
A fin de priorizar aquellas comunicaciones que por sus características puedan tener una mayor repercusión, el Órgano de Control, una vez recibidas, deberá clasificarlas en:
• Denuncias prioritarias: Comunicaciones en las que se aleguen hechos o sospechas fundadas de la preparación o realización de alguna de las conductas constitutivas de delito identificadas como tales.
• Otras comunicaciones
Las Denuncias prioritarias deben ser trasladadas al Órgano de Control a la mayor brevedad y en todo caso dentro de los 5 días hábiles posteriores a la recepción de las mismas. El Órgano de Control realizará un contacto inicial con el autor de la comunicación, también a la mayor brevedad y en todo caso dentro de 10 días hábiles tras la recepción, con el objetivo de obtener la mejor información con la aclaración de lo denunciado y la obtención de los datos adicionales relevantes. En caso de que no se indicara la identidad del denunciante, el órgano de control podrá investigar los hechos denunciados con los medios de prueba admitidos en derecho.
Para otras comunicaciones, el Órgano de Control realizará un contacto inicial con el autor dentro de los 10 días hábiles posteriores a la recepción de la comunicación.
5) Actuación e investigación
Una vez obtenida del denunciante toda la información relevante sobre una conducta irregular o una vez contrastada la información contenida en la denuncia anónima, si el Órgano de Control considera que concurren indicios razonables de la existencia de una acción u omisión constitutiva de riesgo de ilícito penal, iniciará un procedimiento de investigación, adoptando para ello las siguientes medidas:
Nombramiento de instructor que incoe el expediente investigador y redacte el informe de investigación. El instructor podrá ser o no empleado de Vázquez & Soler asociados S.L.
Establecer los procedimientos para llevar a cabo la investigación que permitan, tanto la preservación de las pruebas, como el respeto a los derechos de los trabajadores. Estos procedimientos pueden incluir entrevistas personales con el denunciante para recabar mayor información, entrevistas personales con el personal o departamento implicados en la conducta irregular denunciada u otras.
Establecer qué departamento o área deben estar informados de la investigación y a qué nivel jerárquico, dependiendo de:
El nivel jerárquico y número de posibles personas implicadas.
La necesidad de involucrar a otros departamentos (por ejemplo, Contabilidad o Informática) para la obtención de datos de contraste (información económica, acceso a bases de datos, datos de servidores o correo electrónico…).
La necesidad de informar puntualmente a la Dirección y Órgano de Control y/o la Junta de Gobierno o al Patronato, acerca de la Investigación realizada.
Una vez completada la investigación el instructor realizará una propuesta de informe con las principales conclusiones que se enviará al Órgano de Control para que tome las medidas necesarias.
El Órgano de Control garantizará en todo momento la confidencialidad de la investigación y su contenido, así como la confidencialidad de las personas involucradas en la investigación.
Si, recibida la comunicación, el Órgano de Control considera que los hechos denunciados no suponen una infracción ni un riesgo penal, procederá a desestimar la denuncia, archivando el caso y comunicándolo al denunciante con las razones de la desestimación en el caso de que el denunciante se hubiera identificado.
6) Conclusiones
Una vez instruido el expediente de investigación, el Órgano de Control emitirá un informe de conclusiones que contenga una relación clara de los hechos, decisiones y recomendaciones. Este informe recogerá:
a) La comunicación recibida acerca de la conducta irregular.
b) Los procedimientos empleados para su investigación,
c) Los resultados documentados de la investigación,
d) Las acciones correctoras que, en su caso, se deban aplicar, así como las medidas disciplinarias que pudieran corresponder, de acuerdo con lo establecido en el sistema disciplinario (en el caso de personal de la Entidad) o las condiciones establecidas contractualmente (en el caso de autores externos),
e) Las recomendaciones o propuestas preventivas o de mejora en el control, supervisión, evaluación y actualización de los procedimientos internos necesarios para evitar su repetición en el futuro.
El Órgano de Control dará traslado del Informe a la Dirección, y a la Junta de Gobierno a efectos del inicio de las actuaciones administrativas o judiciales pertinentes en cada caso. Asimismo, el Órgano informará al denunciante (en caso de que éste se hubiera identificado) sobre las medidas adoptadas.
8. PROTECCIÓN DE LOS DENUNCIANTES Y DE LOS DENUNCIADOS
El Órgano de Control velará para que no se produzca ningún tipo de represalia sobre quienes hayan presentado consultas, denuncias o quejas. Si se confirmase que dichas personas han sido objeto de represalias, los autores de las mismas serán objeto de investigación y, en su caso, de sanción.
Igualmente, el Órgano de Control garantizará en todos los casos la máxima confidencialidad en los procesos de investigación de las denuncias u otras comunicaciones recibidas, a los efectos de proteger la identidad de los denunciantes y los denunciados y su reputación en el seno de Vázquez & Soler asociados S.L. informando, tan sólo, a las personas estrictamente necesarias en el proceso.
Asimismo, y en cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos, se reconoce el derecho a personas empleadas, colaboradoras o usuarias de Vázquez & Soler asociados S.L. a no identificarse y a que no conste su identidad en el expediente correspondiente.
9. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El Órgano de Control mantendrá el archivo de información de las denuncias recibidas, los informes de investigación, los informes de conclusiones y cualesquiera otros emitidos por el Órgano, así como los documentos relevantes incorporados a cada expediente.
El acceso a los datos contenidos quedará limitado exclusivamente a quienes, incardinados o no en el seno de la entidad, desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que eventualmente se designen a tal efecto. No obstante, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
Sin perjuicio de la notificación a la autoridad competente de hechos constitutivos de ilícito penal o administrativo, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos.
Deberán adoptarse las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad, en caso de que se hubiera identificado.
Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda para la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas.
10. ACUSACIONES FALSAS O SIN FUNDAMENTO
La empresa consciente de su compromiso con la política de buen gobierno, invertirá los recursos personales y económicos necesarios para implantar y mantener la efectividad del Canal de Denuncias, comprometiéndose a la investigación de cualquier denuncia recibida.
De igual forma, considerará toda acusación falsa o maliciosa realizada de manera deliberada por uno de sus empleados como una infracción grave que podrá ser sancionada de conformidad con lo establecido en el régimen de infracciones y sanciones, de acuerdo con la normativa laboral y/o penal.
Es de subrayar que, en primer lugar, según el Código Penal, podríamos estar ante un delito de acusación o denuncia falsa (art. 456 CP) o bien de un delito de calumnias (art. 205 CP).
En efecto, el Código Penal, en su artículo 456.1, relativo al delito de acusación o denuncia falsa, establece que la persona que, con conocimiento de su falsedad o temerario desprecio hacia la verdad, impute a alguna otra persona hechos que, de ser ciertos, constituirían infracción penal, si esta imputación se hiciera ante funcionario judicial o administrativo que tenga el deber de proceder a su averiguación, será sancionada con la pena de prisión de seis meses a dos años y multa de doce a veinticuatro meses, si se imputara un delito grave; con la pena de multa de doce a veinticuatro meses, si se imputara un delito menos grave; y con la pena de multa de tres a seis meses, si se imputara un delito leve.
Continúa el párrafo 2 del citado artículo 456 estableciendo que “no podrá procederse contra el denunciante o acusador sino tras sentencia firme o auto, también firme, del sobreseimiento o archivo del juez o tribunal que haya conocido de la infracción imputada” y añade que “el juez o tribunal que haya conocido de la infracción imputada mandarán proceder de oficio contra el denunciante o acusador siempre que de la causa principal resulten indicios bastantes de la falsedad de la imputación, sin perjuicio de que el hecho pueda también perseguirse previa denuncia del ofendido”.
Por otro lado, el delito de calumnias contemplado en el art. 205 del Código Penal establece que será “calumnia la imputación de un delito hecha con conocimiento de su falsedad o temerario desprecio hacia la verdad” y podrá ser castigada con las penas de prisión de seis meses a dos años o multa de doce a 24 meses, si se propagaran con publicidad y, en otro caso, con multa de seis a 12 meses.
En segundo lugar, respecto a la normativa laboral, el art. 58 del Estatuto de los Trabajadores establece que “los trabajadores podrán ser sancionados por la dirección de las entidades en virtud de incumplimientos laborales, de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable.”
En el caso de Vázquez & Soler asociados SL se aplicará se aplicará el régimen disciplinario establecido en la legislación laboral vigente.
11. PUBLICIDAD
Sin perjuicio de la obligación que tienen los empleados de conocer y actuar de conformidad con sus responsabilidades en el desempeño de sus funciones, se promoverá y velará por la debida difusión de la existencia del Canal de Denuncias.
12. ENTRADA EN VIGOR
Entrará en vigor el día 1 de diciembre de 2023